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    物業公司檔案管理制度怎么寫【12篇】

    發布時間:2024-02-26 13:11:01 查看人數:81

    物業公司檔案管理制度怎么寫

    【第1篇】物業公司檔案管理制度怎么寫

    一、公司檔案由出納統一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。

    二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

    三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業歷史文獻。

    b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

    四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

    五、歸檔資料必須準確做好文件索引。

    建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

    卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。

    六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

    紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

    用鋼筆書寫,字跡端正。

    七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

    八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

    九、每年定期對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。

    十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經公司總經理審批,財務資料同時須經財務經理審批,辦理借閱手續,a級檔案須由總經理批準方能借閱;

    b級檔案由副總經理批準借閱。

    十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現場查閱,未立卷的文件及資料可出借。

    十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。

    做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。

    否則,將追究當事人責任;

    如確需復印、摘抄等須經總經理批準后方可。

    十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,應立即報告領導處理。

    十四、對摘抄卷內檔案,應經總經理同意。

    對摘抄的材料應進行審查、簽章。

    【第2篇】物業管理公司檔案資料管理制度怎么寫

    一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業化管理。

    二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

    三、檔案資料員工作職責

    1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

    2、按規定及時、正確地辦理各種資料的動態注記。

    3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

    4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

    5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

    6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

    四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規定憑介紹信查閱。

    五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

    【第3篇】物業管理公司檔案管理制度8

    物業管理公司檔案管理制度(八)

    依據《中華人民共和國檔案法》,結合企業實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

    一、檔案工作的基本原則

    檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

    二、文件資料點收、整理和歸檔

    1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

    2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。

    3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

    4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。

    三、檔卷管理

    1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。

    2、做好相關的防范措施,注意保密工作。

    3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

    4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。

    四、檔案調、借閱

    1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。

    2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

    3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

    【第4篇】物業管理公司檔案資料管理制度-4

    物業管理公司檔案資料管理制度(4)

    一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業化管理。

    二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

    三、檔案資料員工作職責

    1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

    2、按規定及時、正確地辦理各種資料的動態注記。

    3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

    4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

    5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

    6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

    四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規定憑介紹信查閱。

    五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

    【第5篇】物業管理公司檔案管理制度9

    物業管理公司檔案管理制度(九)

    第一條 總則

    1.為規范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開展服務,特制定本制度。

    2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

    3.公司對檔案實行集中統一管理。

    第二條 檔案管理架構

    1.公司檔案管理由辦公室主管,設立綜合檔案室。

    2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理,各管理處設兼職檔案管理人員。

    3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

    第三條 檔案分類:

    1.文書類檔案

    1)政府部門各類文件

    2)公司對外、對內各類正式發文

    3)法律公文

    4)廣告策劃文案

    2.工程技術類

    1)設備設施檔案

    2)招投標檔案

    3.財務類檔案

    4.合同類檔案

    5.公司各類證照

    6.影音類文件

    第四條 歸檔工作流程

    1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

    2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

    3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經管理處負責人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

    第五條 歸檔要求

    1.歸檔文件必須完整齊全。

    2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。

    3.檔案編目

    1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

    如:2004/市場/001

    2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

    如:2004/百事可樂/項目/001

    3)財務類檔案:會計年度設置

    4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

    4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

    5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

    1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

    2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。

    第六條 檔案借閱、移交

    1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經公司主管副總批準。

    2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

    3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經檔案主管部門負責人批準。

    4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時,由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。

    第七條 保管和保密制度

    1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒,且要求標識明確。

    2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

    3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度,采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷,防止泄密。

    4.節假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

    第八條 附則

    工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

    【第6篇】中海物業公司檔案管理制度怎么寫

    h物業公司檔案管理制度為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

    一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

    b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

    c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

    d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

    e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。

    2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。

    歸檔的電子文件需排版整齊;

    字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;

    語言通順,文字輸入正確無誤。

    b.歸檔的文件材料要完整齊全。

    c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

    d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

    3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

    b.員工檔案及時歸檔。

    c.財務檔案按季度歸檔。

    4. 歸檔份數a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;

    電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

    b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

    5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

    b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

    c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

    d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

    e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

    f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

    g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

    6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

    二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

    2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

    存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;

    在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。

    文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。

    存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

    3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。

    修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。

    底圖存放以平放為宜。

    4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。

    必要時采取復制、拷貝。

    5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;

    對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

    6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

    三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

    2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。

    查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

    3. 在借閱檔案時應做到以下幾點:a.辦理登記手續,定期歸還。

    b.要愛護檔案,不得丟失。

    c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

    4. 借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。

    5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

    6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

    7. 調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

    四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;

    日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

    2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。

    b.對到期檔案提出存、毀意見。

    3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

    b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

    4. 鑒定工作應該定期進行。

    5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。

    鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

    6. 銷毀檔案的程序:a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。

    銷毀清單及報告應歸檔。

    分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

    b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

    c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。

    【第7篇】項目物業公司檔案管理制度

    物業項目公司檔案管理制度

    第一條管理原則:

    一、為保證檔案的完整、規范,根據物業管理對檔案管理的要求,結合公司的實際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴格執行操作。

    二、檔案包括管理文書、服務記錄、小區資料等內容,反映公司的整個經營活動。

    三、公司檔案由行政人事部統一管理,項目服務中心檔案由部門負責人負責。

    第二條 歸集整理:

    一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理,通用文書和小區資料有綜合管理部整理,其中技術資料可由相關部門指導進行。

    二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應即追查歸入,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦,與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

    三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

    四、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

    五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

    第三條 分類編號

    一、檔案分類

    (一)檔案范圍

    1、各部門制定的管理規定。

    2、工程維修保養合同。

    3、小區社區文化。

    4、人事調動。

    5、主任級以上管理人員的調動、晉級、變動。

    6、重大事故報告。

    7、重大采購合同。

    (二)各部門檔案范圍

    1、行政人事部行政

    (1)通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區社區文化。

    (2)公司年度、季度、月份工作計劃、總結。

    (3)公司部門主管、系統工調函及任免報告。

    (4)公司重大事投訴報告、處理決定。

    (5)通報表揚。

    (6)機構設置、改名稱、印章合并和啟用,擴大營業范圍報告、批復。

    (7)公司頒布的各種規章制度、條例、決定、規定。

    (8)公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。

    (9)公司大事記。

    (10)公司固定資產說明書。

    2、行政人事部人事

    (1)中級職稱、員工技工職稱資料。

    (2)員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規定。

    (3)上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。

    (4)員工工資管理辦法、方案、規定和實施細則。

    (5)員工的獎勵、處分的決定和通報。

    (6)職工調資、轉正、定級、考核等文件。

    (7)員工花名冊。

    (8)采購合同。

    3、安護部

    (1)上級公司消防、治安工作,通知、批復。

    (2)小區重大消防、治安報告及相關文件。

    4、財務部

    (1)上級、本公司關于財務管理,各種費用開支的規定、辦法、通知。

    (2)小區管理費調整的請示、通知。

    (3)上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。

    5、工程部

    (1)工程維修保養承包合同及外派工程合同。

    (2)工程重大技改項目、圖紙。

    (3)工程重大事故報告。

    (4)工程重大投訴訴處理資料。

    (5)重大意外造成的小區局部損失情況報告。

    (6)小區維修資料。

    6、客戶服務

    (1)合同(防蟻、綠化、清潔)。

    (2)寫字樓、商場等管理規定。

    (3)重大投訴、重大事故處理意見。

    (4)用戶資料。

    (5)裝修指南。

    (6)用戶手冊。

    二、檔案編號:

    (一)按照分類大小級別按次序編號。

    (二)按照年度時間按順序編號。

    (三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數字想結合的方式編號。

    第四條 立卷目錄

    一、立卷:

    就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

    (一)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標準貼紙。

    (二)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成。

    (三)制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

    (四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。

    二、編制目錄:

    (一)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

    (二)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

    第五條 檔案保管:

    一、保管期限

    (一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

    (二)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注

    (三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規程及辦事細則;4.董事會及股東會紀錄;5.財務報表;6.政府機關核準文件;7.不動產所有權狀及其他債權憑證;8.工程設計圖;9.其他經核定須永久保存的文書。

    (四)10年保存:1.預算、決算書類;2.會計憑證;3.事業計劃資料;4.其他經核定須保存10年的文書。

    (五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經核定保存5年的文書。

    (六)1年保存:結案后無長期保存必要者。

    (七)規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

    二、保管要求

    (一)便于查閱。

    (二)保證檔案的安全。

    (三)防止檔案的損壞。

    (四)采取修復技術,延長檔案壽命。

    三、保管職責:

    (一)財務部保管財務檔案。

    (二)綜合管理部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業租憑和多種經營資料。

    (三)工程維修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。

    (四)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

    (五)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員。

    (六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號。

    (七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

    (八、)檔案原則上保管原件。

    第六條 檔案保密:

    一、檔案密級

    分為三級:絕密、機密、普通;

    (一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;

    (二)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)公司收發文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;

    (三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

    二、檔案查閱

    (一)查閱權限

    1、總經理可查閱公司所有檔案。

    2、總經理助理可查閱分管工作的檔案。

    3、部門負責人可查閱該部門所有檔案。

    4、其他人員根據審批查閱有關檔案。

    (二)檔案的查閱/借閱/復制

    1、查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

    2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:

    3、權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;

    4、權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:

    5、屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬服務中心的檔案,由服務中心總經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。

    6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

    7、須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。

    三、檔案的銷毀

    (一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及清單位,報綜合管理部主管審核。

    (二)綜合管理部審核無誤后報服務中心經理和總經理審批。

    (三)、總經理審批同意后由行政部、人事部總經理指定3名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

    (四)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

    第七條 庫房管理:

    一、庫房內的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統地上架排列,做到存放有序,查找有據,實行科學管理。

    二、要愛護檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發現破損時,要即使修補。

    三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等'七防'措施,嚴格控制庫內的溫度,保持庫內清潔,每月全面清掃一次。

    四、檔案庫要實行專人管理,無關人員未經許可不得進入庫房。

    五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統情況,并經常檢查是否完好,離開庫房時要注意關閉落鎖,關閉電源。

    六、認真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀手續、案卷借出時要以代卷卡補位,案卷歸還后,要及時放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調動時,必須辦理檔案交接手續。

    七、閱覽室內禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準靠近閱檔桌喝水。

    【第8篇】物業管理公司檔案管理制度-6

    物業管理公司檔案管理制度6

    檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄,是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

    第一節檔案范圍

    公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

    其中,文件包括:規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

    第二節檔案分類及編號

    一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類:

    1、行政類

    2、財務類

    3、人事類

    4、業務類

    5、工程類

    6、拓展類

    二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

    三、檔案編號以'一案一號'為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

    四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

    第三節機要檔案

    一、機要檔案按其內容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。其中:

    二、劃分標準:

    絕密檔案包括:

    公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。

    機密檔案包括:

    1、財務資料;

    2、公司重要會議紀要;

    3、公司經營情況;

    4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

    5、技術資料;

    6、金額在10萬-100萬元的合同。

    秘密檔案包括:

    1、重要項目資料;

    2、項目合同協議。

    第四節檔案裝訂

    一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

    二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

    第五節保存期限

    檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外,一律按照下列規定辦理:

    一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經營計劃;8、公司年度經營總結;9、年度財務報表;10、技術資料;11、不動產所有權狀及其他債權憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。

    二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)

    三、五年保存:1、期滿或解除的合同協議;2、完結后的項目方案;3、其他經核定須保存五年的文書。

    四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結;2、完結后的部門請求報告;3、完結后無長期保存必要文書。

    五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

    第六節保管部門

    一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

    二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

    三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

    四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

    第七節檔案移交

    一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

    二、公司章程,股東會、董事會、監事會會議紀要、決議,應自簽發之日起三日內移交總經辦。

    三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

    四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

    五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

    六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。

    七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經辦留存一份。

    第八節檔案調閱

    一、因工作需要需調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》(附表3),并經相應核準人核準后方可調閱。

    二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準,跨部門檔案調閱須總經辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

    三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。

    四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

    五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

    六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

    七、如調檔內容更改、調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。

    第九節檔案銷毀

    一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

    二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經相應核準人核準后方可銷毀。

    三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

    四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經辦指定專人監督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

    五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

    六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經辦一份。

    第十節其他

    一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

    二、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

    三、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

    四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。

    五、以上表格均由總經辦統一編號。

    六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

    【第9篇】物業公司檔案管理制度格式怎樣的

    物業公司檔案管理制度

    一、公司檔案由出納統一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。

    二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

    三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業歷史文獻。

    b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

    四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

    五、歸檔資料必須準確做好文件索引。

    建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

    卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。

    六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

    紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

    用鋼筆書寫,字跡端正。

    七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

    八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

    九、每年定期對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。

    十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經公司總經理審批,財務資料同時須經財務經理審批,辦理借閱手續,a級檔案須由總經理批準方能借閱;

    b級檔案由副總經理批準借閱。

    十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現場查閱,未立卷的文件及資料可出借。

    十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。

    做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。

    否則,將追究當事人責任;

    如確需復印、摘抄等須經總經理批準后方可。

    十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,應立即報告領導處理。

    十四、對摘抄卷內檔案,應經總經理同意。

    對摘抄的材料應進行審查、簽章。

    【第10篇】物業管理公司檔案管理制度

    物業管理公司檔案管理制度范本

    一、物業管理公司檔案管理規定:

    1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

    2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

    3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

    4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

    5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

    6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

    7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

    8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

    9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

    二、物業管理公司保密規定:

    1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

    2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。

    3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務

    4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

    5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

    6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

    7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

    8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

    三.物業管理公司檔案資料:

    1、物業管理公司驗收檔案:

    1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

    2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

    3)機電設備保養合約;

    4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

    5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

    6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);

    2、物業管理公司二次裝修檔案:

    1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;

    2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

    3、業戶資料:

    1)入伙情況記錄;

    2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

    4、物業管理公司管理文本匯編:

    1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

    2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

    3)物業管理公司各項管理分包合約;

    5、物業管理公司設備維修保養類:

    1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;

    2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;

    3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

    4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

    6、物業管理公司設施設備檢測類:

    1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

    2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

    3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

    4)避雷系統要有定期檢測報告;

    5)應有定期沉降檢測報告;

    6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

    7)其它設施設備檢測記錄資料;

    7、物業管理公司物業管理處運作類:

    1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

    2)物業管理公司管理費收繳情況

    3)物業管理公司管理費財務報告

    4)物業管理公司物業管理處運作報告;

    物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委 員會的會議)

    *物業管理公司物業管理處值班記錄

    *保安值班記錄

    *設備值班與巡檢記錄

    *管理工作計劃與報告

    *工程設備管理計劃與報告

    *物業管理公司物業管理處往來信函

    *用戶報修與投訴處理記錄

    *承包商維修或保養工作情況記錄

    【第11篇】物業管理公司檔案管理制度七

    物業管理公司檔案管理制度(七)

    一、檔案管理總則

    1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

    2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。

    3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

    二、管理結構和職責

    1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:

    ①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;

    ②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

    ③組織培訓各部門兼職檔案管理員;

    ④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;

    2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點,其基本職責:

    ①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

    ②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;

    ③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

    三、公司檔案歸檔范圍和要求

    1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

    2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;

    3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;

    4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;

    5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。

    四、檔案的管理

    1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

    2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。

    3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;

    4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;

    5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

    6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;

    7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時間;

    8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;

    9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

    10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

    五、檔案的利用

    1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;

    2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。

    六、檔案的銷毀

    1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。

    2、按規定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。

    3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監督銷毀。

    七、附則

    1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。

    2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則,報總辦備案;

    3、有關檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。

    4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。

    八、項目圖紙移交規定

    1、針對地產公司開發的新項目,在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。

    2、工程竣工驗收后,地產公司向物業公司提交整套工程資料,物業公司專人接收并簽字確認。

    3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。

    九、檔案管理流程圖:

    1、項目資料:

    相關部門分類整理

    列出清單

    部門經理審查簽字

    項目結束后移交公司檔案員

    檔案管理員歸類、編目組卷

    建立電子檔案

    2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

    相關部門辦理

    證件、證書領取

    及時存入公司檔案室

    檔案管理員分類登記

    建立電子檔案

    3、檔案借閱

    填借閱申請單

    總辦審批

    登記借閱

    按時歸檔:

    【第12篇】中海物業公司檔案管理制度

    zh物業公司檔案管理制度

    為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

    一、檔案資料的歸檔管理

    1.歸檔范圍

    a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

    b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

    c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

    d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

    e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。

    2.歸檔要求

    a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

    b.歸檔的文件材料要完整齊全。

    c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

    d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

    3.歸檔時間

    a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

    b.員工檔案及時歸檔。

    c.財務檔案按季度歸檔。

    4.歸檔份數

    a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

    b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

    5.不歸檔文件材料的范圍

    a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

    b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

    c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

    d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

    e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

    f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

    g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

    6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

    二、檔案資料的保管

    1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

    2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

    存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

    3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

    4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

    5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

    6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

    三、檔案資料借閱管理

    1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

    2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

    3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

    a.辦理登記手續,定期歸還。

    b.要愛護檔案,不得丟失。

    c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

    4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。

    5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

    6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

    7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

    四、檔案鑒定和銷毀

    1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

    2.鑒定的主要項目有:

    a.檔案保管期限表。

    b.對到期檔案提出存、毀意見。

    3.確定保管期限原則:

    a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

    b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

    4.鑒定工作應該定期進行。

    5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

    6.銷毀檔案的程序:

    a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

    b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

    c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。

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